Раньше организации и не предполагали, что появится такая удобная система, как СЭД. Сейчас она используется во многих государственных структурах. Более того, популярность такой системы постоянно растет. Наряду с ней может и использоваться Comindware. Это специальная платформа, которая нужна для разработки бизнес-приложений.
Как работает СЭД?
Для того чтобы полностью разобраться в такой системе требуется разобраться в ее понятиях и базовых задачах. BPM система Comindware способна упростить создание и оптимизацию бизнес-процессов организации.
В данном случае есть и факторы, которые являются ключевыми и от них зависит, прежде всего, выбор определенной системы. Как, только начали появляться в большом количестве бизнес-процессы, то сразу появлялась необходимость в управлении механизмом при помощи упорядочения документации.
Если не уделять постоянно внимание бумагам, то они могут не только накапливаться, но и быстро теряться. Именно поэтому, сегодня в качестве альтернативы использования бумажных носителей многие организации используют специальную схему хранения файлов на серверах.
Система электронного документооборота имеет много преимуществ перед обычной бумагой. Но и здесь не все так просто.
Когда постоянно увеличивается объем информации в компании, то появляется потребность в ее синхронизации. И тут опять появляется вопрос: использовать по-старинке бумажные носители или все-таки воспользоваться СЭД.
Что дает СЭД?
Прежде всего, такая уникальная система позволяет намного повысить деятельность любой организации. Здесь эффективность работы увеличиваться несколькими путями.
- Уменьшение затрат средств.
- Увеличение результата.
Кроме того документы СЭД дают возможность добиться выполнения сразу двух целей. То есть когда внедряется такая система в организацию, то есть возможность не только тратить меньше средств, но еще и зарабатывать намного больше денег.
Что касается затрат, то основные расходы идут на закупку бумаги и теряется много времени. СЭД помогает ускорить процесс обмена информации и изменяет в лучшую сторону корпоративную культуру.
Чтобы понять что СЭД является эффективной системой, достаточно просто подсчитать сколько рабочего времени уходит для того чтобы оформить объем бумажной информации. По оценкам специалистов на все на это тратится около 20% рабочего времени. А если говорить о России, то здесь ставки намного выше – более 50% времени.
Только использование СЭД дает возможность в несколько раз снизить затраты. Переход на такую систему хранения документов имеет больше преимуществ, чем недостатков. Но здесь должен обязательно присутствовать корректно организованный проект, тогда цели СЭД будут достижимы.