Подготовка к проведению конференции

Подготовка к проведению конференции
Просмотров: 28

Целью различных конференций является представление определенной информации, ее дальнейшее обсуждение участниками мероприятия. Проведение таких собраний требует тщательной подготовки и планирования.

Общий план подготовки конференций

Подготовка и непосредственное проведение конференции должна проходить по заранее составленному, согласованному и утвержденному графику. Общий план организации мероприятия должен предусматривать следующие моменты:

  1. Определение и согласование тематики докладов и презентаций. Разработка программы и регламента конференции.
  2. Расчет предполагаемых финансовых расходов и составление бюджета мероприятия.
  3. Определение сроков и места проведения сборов.
  4. Составление и утверждение списков докладчиков, общего количества участников мероприятия.
  5. Подготовка и формирование презентационных материалов.
  6. Аренда конференц-залов.
  7. Бронирование номеров в отелях или другого временного жилья для приезжих участников конференции.
  8. Размещение информации о предстоящем событии на официальном сайте организации или в средствах массовой информации. Рассылка приглашений участникам и гостям мероприятия с указанием программы, регламента, сроков и места проведения конференции. Составление и распространение пресс-релизов.
  9. Оформление конференц-зала, выставочных экспозиций, подготовка технического оборудования для проведения презентаций.
  10. Организация встречи, размещения, питания и досуга гостей и участников мероприятия.
  11. Непосредственное проведение конференции согласно регламенту.

За проведение каждого этапа мероприятия и всей конференции в целом должны быть назначены ответственные лица и исполнители. В случае приглашения иностранных гостей необходимо заранее пригласить переводчиков.

Требования к конференц-залам

Успешное проведение конференций зависит не только от презентаций и докладов, но и помещений, в которых проводятся мероприятия. При выборе конференц-залов необходимо учитывать их следующие характеристики:

  • количество и удобство посадочных мест;
  • размер сцены, расположение мест докладчиков и размещения презентационных материалов;
  • акустика помещения;
  • наличие интернета, аудио- и видеооборудования для подачи различной информации;
  • исправность систем освещения, кондиционирования воздуха, отопления;
  • наличие рабочей противопожарных средств и сигнализации;
  • презентабельность внешнего вида здания и его интерьера;
  • наличие буфета или возможность размещений столов с едой и напитками для кофе-брейков.

Перед самым началом конференции следует проверить работоспособность всего оборудования зала. Для приезжих участников и гостей мероприятия следует подготовить транспорт для их доставки к месту проведения собрания.

Издательская компания «Просвещение»: чтобы развивать цифровую среду образования, нужны инвестиции частников Издательская компания «Просвещение»: чтобы развивать цифровую среду образования, нужны инвестиции частников

Двадцать пятого мая на ПМЭФ была проведена сессия «Будущее экономики: образование как инвестиционная сфера». Соответственно с...

Читать полностью
Проверка качества электричества – нюансы процесса Проверка качества электричества – нюансы процесса

Сегодня постоянно наблюдаются сильные скачки электроэнергии, которые негативно влияют на работу различных технических средств....

Читать полностью
Курсы валют ЦБРФ
  • Доллар США
    66,4438
  • Евро
    75,6330
Новости экономики
Поcледние новости
Фотогалерея
Видеогалерея
Наверх