Все компании обязаны сдавать в контролирующие госорганы отчетность. Обмен документами в цифровом виде значительно облегчает решение этой задачи.
Основные преимущества сдачи отчетности в электронной форме
Отправка электронной отчетности контролирующим органам через интернет обеспечивает целый ряд преимуществ, в том числе:
- Экономия времени. Нет необходимости ехать в офис и дожидаться своей очереди. Всю отчетность вместе с подтверждающими документами и пояснениями можно отправить через всемирную паутину.
- Защита конфиденциальной информации. В ходе передачи данных по защищенным каналам связи они шифруются и кодируются, благодаря чему риски утечки сводятся к минимуму. Электронная отчетность для ПФР будет доступна только контролеру ПФР, информация полностью защищена от перехвата посторонними.
- Экономия денежных средств. При использовании услуг Почты России приходится платить за марки, конверт и почтовый сервис. Вдобавок отчетность приходятся отправлять заказным письмом, что еще дороже.
- Экономия места в офисе. Если все документы находятся в электронном виде в персональном компьютере или и на облачном сервере, то необходимость в хранении громоздких архивов бумажных документов отпадает.
Порядок перехода на отправку отчетности в электронной форме
Чтобы отправлять отчетность в электронном виде, надо выполнить три главных условия, в том числе:
- Приобрести УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись). Она необходима, чтобы удостоверять электронную документацию. Обычная электронная подпись для отправки отчетности в ФНС не подходит.
- Выбрать систему электронного документооборота для обмена информацией по защищенным каналам связи. В этих целях можно скачать и инсталлировать на рабочий компьютер стационарное программное обеспечение или воспользоваться онлайн-ресурсами для сдачи отчетности.
- Подписать договор с оператором ЭДО, обеспечивающим шифрование и защиту передаваемых сведений. Он несет ответственность за безопасность, контролирует отправку и доставку, удостоверение цифровых подписей, соответствие отчетности регламентированным форматам. При сдаче электронной отчетности с использованием бесплатных сервисов заключать такой договор не требуется.
Система предоставления электронной отчетности через интернет рекомендована ФНС и обеспечивает удобство взаимодействия налоговых органов и налогоплательщиков. Она позволяет им обмениваться информацией без дублирования на бумаге.