Целью различных конференций является представление определенной информации, ее дальнейшее обсуждение участниками мероприятия. Проведение таких собраний требует тщательной подготовки и планирования.
Общий план подготовки конференций
Подготовка и непосредственное проведение конференции должна проходить по заранее составленному, согласованному и утвержденному графику. Общий план организации мероприятия должен предусматривать следующие моменты:
- Определение и согласование тематики докладов и презентаций. Разработка программы и регламента конференции.
- Расчет предполагаемых финансовых расходов и составление бюджета мероприятия.
- Определение сроков и места проведения сборов.
- Составление и утверждение списков докладчиков, общего количества участников мероприятия.
- Подготовка и формирование презентационных материалов.
- Аренда конференц-залов.
- Бронирование номеров в отелях или другого временного жилья для приезжих участников конференции.
- Размещение информации о предстоящем событии на официальном сайте организации или в средствах массовой информации. Рассылка приглашений участникам и гостям мероприятия с указанием программы, регламента, сроков и места проведения конференции. Составление и распространение пресс-релизов.
- Оформление конференц-зала, выставочных экспозиций, подготовка технического оборудования для проведения презентаций.
- Организация встречи, размещения, питания и досуга гостей и участников мероприятия.
- Непосредственное проведение конференции согласно регламенту.
За проведение каждого этапа мероприятия и всей конференции в целом должны быть назначены ответственные лица и исполнители. В случае приглашения иностранных гостей необходимо заранее пригласить переводчиков.
Требования к конференц-залам
Успешное проведение конференций зависит не только от презентаций и докладов, но и помещений, в которых проводятся мероприятия. При выборе конференц-залов необходимо учитывать их следующие характеристики:
- количество и удобство посадочных мест;
- размер сцены, расположение мест докладчиков и размещения презентационных материалов;
- акустика помещения;
- наличие интернета, аудио- и видеооборудования для подачи различной информации;
- исправность систем освещения, кондиционирования воздуха, отопления;
- наличие рабочей противопожарных средств и сигнализации;
- презентабельность внешнего вида здания и его интерьера;
- наличие буфета или возможность размещений столов с едой и напитками для кофе-брейков.
Перед самым началом конференции следует проверить работоспособность всего оборудования зала. Для приезжих участников и гостей мероприятия следует подготовить транспорт для их доставки к месту проведения собрания.