Основные требования к изготовлению и применению факсимиле

Статьи

Факсимиле чаще всего называют печать с подписью, однако помимо подписи факсимиле может называться точная копия рукописи или любого другого текста.

Как правило, факсимиле подпись наиболее востребована в больших компаниях, и является точной копией подписи руководителя или другого ответственного лица, уполномоченного подписывать большое количество документов.

Требования к изготовлению факсимиле, равно как и к штампам — очень высокие. Факсимиле должно максимально точно соответствовать оригиналу и при этом быть четким от края до края.

Для того чтобы заказать факсимиле понадобится:

  • Образец. Представляется на белом без изъянов листке бумаги (желательно расписаться несколько раз, а затем выбрать понравившийся вариант — один или несколько).
  • Заявление на изготовление факсимиле. Предоставляется в том случае, когда образец подписей представляется от имени компании третьим, доверенным лицом (заявление должно быть с оригинальной подписью и печатью юридического лица). В заявлении необходимо указать тип оснастки: ручной или автоматический. Автоматический предпочтительнее, он лучшее соприкосновение с поверхностью и точностью подписи.

В том случае, когда планируется частое использование факсимиле, рекомендуется заказывать сразу несколько штампов с вариациями одной и той же подписи — это обеспечит определенную естественность.

После получения факсимиле необходимо составить внутреннюю инструкцию с оттиском факсимильной подписи, четко определяющую следующие аспекты:

  • Лица, имеющие доступ к факсимиле. Желательно, чтобы лиц, имеющих свободный доступ к факсимильной подписи, было как можно меньше.
  • Перечень документов, на которых может быть проставлена факсимильная подпись.
  • Лицо, ответственное за хранение и доступ к факсимиле.

Что касается документов, на которых может быть проставлена факсимильная подпись, Гражданский кодекс РФ допускает использование копии подписи, воспроизводимой с помощью копирования, в тех случаях, когда это не противоречит другим нормативно-правовым актам. В частности, факсимильная подпись может быть проставлена на внутренние документы, некоторые письма и даже договора или приложения к ним, если между сторонами была достигнута соответствующая (письменная) договоренность. Другие документы, например, на счета-фактуры, накладные, платежные поручения, бухгалтерские отчеты и иные документы — должны быть подписаны уполномоченными лицами.

Источник: печати-штампы.рф

Газета «DAILY» — Новости Ростова-на-Дону